Você, que tem o seu restaurante, sabe o quanto é trabalhoso administrar o dia a dia do seu estabelecimento, não é mesmo? Entra e sai de clientes, vários pratos diferentes por dia, cuidar para que não falte nenhum ingrediente no meio do expediente nem que os pedidos atrasem demais, registrar cada entrada e saída de caixa... São mesmo muitos afazeres.

No entanto, uma das questões mais importantes para qualquer dono de restaurante é fazer a gestão do dinheiro do seu restaurante, ou seja, monitorar constantemente como vai a saúde financeira do seu negócio. É comum que este conjunto de tarefas seja visto como secundário pelos donos dos estabelecimentos, mas isso é um erro muito grave, que pode ainda decretar a falência do seu empreendimento.

Então, neste texto, vamos ver algumas dicas para melhorar a gestão financeira do seu restaurante. Continue lendo!

Quais são as tarefas da gestão financeira?

O objetivo da gestão financeira é o administrador poder saber exatamente quanto de dinheiro tem em caixa a qualquer momento que precise desta informação. Para isso, deve contar com:

  • Fluxo de caixa;
  • Gestão de estoque;
  • Organização dos dados coletados;
  • Fornecedores.

A seguir vamos ver cada um destes itens mais detalhadamente.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é onde se anota todas as entradas e saídas de dinheiro do estabelecimento dentro de um determinado prazo - dia, semana, quinzena ou mês. Isso quer dizer que ao fim desse prazo estas anotações são analisadas para verificar os lucros e prejuízos ao final desse período, e também possíveis erros ou desvios.

Recomenda-se que o prazo para avaliação não seja muito longo, porque, quanto maior for, mais dados terão que ser analisados ao mesmo tempo, o que pode gerar erros. O mais indicado é que seja verificado ao final de cada dia de trabalho. Para isso, deve-se registrar cada operação monetária no momento em que ela acontece, evitando esquecimentos.

Também é importante levar em conta que o restaurante tem gastos fixos: folha de pagamento, compra dos insumos, água, luz, internet, telefone, aluguel, etc. Para os valores que não são fixos, calcule uma média, e já os preveja para cada mês, a fim de não ser pego desprevenido.

Outro erro comum e fatal é o dono do restaurante misturar as despesas do empreendimento com as pessoais, por exemplo, pagando alguma conta da sua casa com dinheiro do caixa, ou vice-versa. Consequentemente, sempre faltará dinheiro em algum lugar, e isso poderá levar a uma crise financeira. Ou então podem surgir problemas com a Receita Federal.

Gestão de estoque

Uma particularidade do setor de alimentos e bebidas é o trabalho com produtos que têm prazo de validade. Portanto, se você comprar demais, corre o risco de ter que jogar uma boa quantidade fora, gerando desperdício; no entanto, também pode faltar algum ingrediente necessário ao preparo de algum pedido. Portanto, a solução é trabalhar com estoque mínimo, ou seja, uma reserva para poucos dias, para ser usada o quanto antes.

Mas como saber quanto comprar de cada ingrediente? Aqui entra uma ferramenta muito importante para a gestão financeira de restaurantes: a ficha do cardápio. É onde se anotam dados de cada prato produzido: o nome, os ingredientes, modo de fazer, preço por unidade e quanto influi no preço do prato, preço total, validade, sazonalidade, etc. - o melhor é fazer o mais detalhado possível, mas com as informações que você considera relevantes. Não à toa, há vários modelos de ficha do cardápio disponíveis.

Os registros de entrada e saída de estoque devem ser tão cuidadosos quanto os do fluxo de caixa: data, itens e quantidades de recebimento, fornecedor, preços, saída de cada item, perda por desperdício, perda por mercadoria encalhada, etc. Assim, você consegue planejar o momento e o conteúdo de cada compra, e assim não joga fora dinheiro nem insumos.

Sobre o recebimento: é fundamental que alguém confira na hora tudo o que chegou. Além de quantidades, veja a qualidade dos produtos: inviolabilidade da embalagem, congelamento, aspecto, cheiro, etc. Qualquer problema destes não solucionado no momento é motivo para não aceitar receber. E guarde a nota fiscal ou cupom.

Por último, não tenha medo nem preguiça de fazer a contagem de cada item do seu estoque - o ideal é fazer isso uma vez por mês, sem marcar a data antes, para que ninguém tenha a chance de manipulá-lo.

Organização dos dados coletados

Há os proprietários de restaurante, principalmente os de estabelecimentos menores, que anotam os dados de fluxo de caixa e de gestão de estoque em cadernos ou planilhas no Excel. O problema destes métodos é que o cruzamento dos dados neles é mais difícil, assim não se sabe onde se gastou mais ou menos, qual prato gerou mais ou menos lucro para a casa no mês, etc.

Ou seja, eles tornam mais difícil extrair esse tipo de informações mais complexas dos dados, que permitem melhores planejamentos.

É por isso que cada vez mais se recomenda a adoção da tecnologia para ajudar nesta tarefa: um software de gestão possibilita a apresentação dos dados de todas as partes do seu negócio numa única tela, o que permite cruzá-los e chegar a estas e outras conclusões importantes.

Além disso, esta ferramenta torna os registros diários mais fáceis, porque é só jogar o dado novo no sistema. Ele também permite selecionar quais pessoas terão acesso a quais informações.

Fornecedores

Este, você sabe, é um capítulo à parte do negócio de restaurantes. Para um fornecedor ser considerado uma boa escolha, é fundamental que ele venda produtos que respeitem as normas de vigilância sanitária, a bons preços e entregue nos prazos marcados.

Muitos donos de restaurantes veem a manutenção da relação com os fornecedores como uma função menor, e por consequência costumam não se incumbir disso, delegando a outros funcionários, que já têm seus próprios afazeres - assim, muitas vezes não se compra com a devida atenção.

Então, se você é dono, faça questão de conversar você mesmo com seus fornecedores, pois só há ganhos nisso: mais confiança, entre ambos, para negociar preços e prazos. Isso transforma os fornecedores no que eles devem ser: parceiros no sucesso do seu restaurante.